De meeste mensen verwachten dat een PEPPOL-registratie ingewikkeld is. Dat is ze niet — toch niet op DEMFACT. Dit is de exacte volgorde om je eerste Belgische PEPPOL-factuur te versturen, getimed op een nieuw account.
Voor je begint
Je hebt drie zaken nodig:
- Je Belgisch btw-nummer (formaat BE0XXX.XXX.XXX of BE1XXX.XXX.XXX)
- Het btw-nummer van je klant (of PEPPOL-ID indien het om een overheidsdienst gaat)
- Het bedrag en de omschrijving van wat je factureert
Totale tijd: 4 tot 6 minuten voor een eerste keer, minder dan 2 minuten voor elke volgende factuur.
Stap 1: Maak je DEMFACT-account aan (60 seconden)
Ga naar demfact.com/register. Vul je naam en e-mailadres in en kies een wachtwoord. Bevestig je e-mail met de 6-cijferige code die je in je inbox ontvangt.
Je hebt geen kredietkaart nodig om het account aan te maken.
Stap 2: Voeg je onderneming toe (90 seconden)
Klik op "Onderneming toevoegen" en vul in:
- Naam van de onderneming (zoals ingeschreven bij de KBO/BCE)
- Rechtsvorm (BV/SRL, VOF/SNC, NV/SA of zelfstandige)
- Je Belgisch btw-nummer
- Adres (straat, nummer, postcode, gemeente)
- IBAN (optioneel, maar aanbevolen voor de voettekst van je facturen)
Klik op "Btw valideren" — DEMFACT bevraagt in realtime de VIES-databank van de EU. Als alles klopt, krijg je een groen vinkje.
De PEPPOL-registratie gebeurt automatisch zodra je btw-nummer gevalideerd is. Je hoeft geen bijkomend formulier in te vullen en geen enkele instantie te contacteren.
Stap 3: Voeg je eerste klant toe (45 seconden)
Klik op "Klanten → Klant toevoegen". Voor een Belgische zakelijke klant:
- Type: Onderneming
- Vul het btw-nummer in — DEMFACT vult automatisch de naam en het adres in op basis van VIES
- Het PEPPOL-ID wordt automatisch gegenereerd (formaat: 0208:BE + btw-nummer)
Bewaar. Deze klant is nu beschikbaar voor elke toekomstige factuur.
Stap 4: Maak de factuur op (2 minuten)
Klik op "Nieuwe factuur". Selecteer je onderneming en de klant. Voeg één of meerdere lijnen toe:
- Omschrijving (vrije tekst)
- Aantal
- Eenheidsprijs
- Btw-tarief (meestal 21% — DEMFACT past automatisch de verlegging van heffing toe indien van toepassing)
Het totaal wordt automatisch berekend. Je kan de pdf bekijken vóór het versturen.
Stap 5: Verstuur via PEPPOL (10 seconden)
Klik op "Versturen via PEPPOL". Dat is alles. DEMFACT verpakt de factuur in een UBL 2.1 XML-bestand conform de CIUS-BE- en PINT-profielen, verzendt het via het PEPPOL-netwerk en geeft een leveringsbevestiging terug.
De klant ontvangt de factuur in zijn eigen PEPPOL-compatibele software. Je dashboard toont binnen enkele seconden de statuswijziging van "verzonden" naar "afgeleverd".
Wat als de klant nog niet aangesloten is op PEPPOL?
DEMFACT controleert dit vooraleer je verstuurt. Is de klant niet actief op PEPPOL, dan krijg je een duidelijke melding en de mogelijkheid om via e-mail te versturen (met dezelfde pdf als bijlage). Geen verloren krediet.
Wat volgt daarna
Elke factuur die je verstuurt wordt:
- Automatisch gearchiveerd (pdf + PEPPOL XML) voor de verplichte 7 jaar
- Opvolgbaar — je ziet wanneer ze afgeleverd is en wanneer ze betaald is
- Downloadbaar — jij of je boekhouder kan de pdf op elk moment opvragen
Zodra je eerste factuur de status "afgeleverd" krijgt, kost de tweede je 90 seconden. De klant is al bewaard, je onderneming is al ingesteld. Kortom: klant kiezen, lijnen toevoegen, versturen.
Verstuur je eerste PEPPOL-factuur Ontdek het pay-per-invoice-tarief →