PEPPOL-updates voor Belgische ondernemingen — overzicht oktober 2026

De eerste tien maanden van 2026 hebben grondig veranderd hoe Belgische ondernemingen facturen uitwisselen. PEPPOL is niet langer een concurrentieel voordeel dat u vroeg omarmt — het is het standaardkanaal geworden voor gestructureerde B2B-facturatie. Hieronder vindt u een helder en feitelijk overzicht van wat er wijzigde, wat vandaag van kracht is en wat ondernemers mogen verwachten tot en met 2027.

1. De Belgische B2B-verplichting — één jaar later

De Belgische verplichting tot gestructureerde e-facturatie voor B2B-transacties trad in werking op 1 januari 2026. De wet verplicht elke in België gevestigde btw-plichtige onderneming, op enkele beperkte uitzonderingen na, om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen voor binnenlandse B2B-transacties. De verzendkant wordt geleidelijk uitgerold, afhankelijk van sector en bedrijfsgrootte.

Wat betekent dit in de praktijk?

• Uw KBO/BCE-nummer wordt automatisch opgenomen als mogelijke ontvanger in de PEPPOL-directory zodra u zich registreert bij een access point — uw leveranciers kunnen u bereiken op basis van uw btw-nummer alleen.
• Facturen op papier of enkel in PDF tussen Belgische B2B-partijen zijn niet langer de wettelijke standaard. Uw leverancier mag er nog steeds een bezorgen uit beleefdheid, maar de gestructureerde XML is nu het authentieke document.
• Boekhoudsoftware en ERP's die enkel PDF's blijven mailen, worden stilzwijgend gemigreerd door hun uitgevers.

2. EU ViDA — de langere horizon

De Raad van de Europese Unie keurde het pakket VAT in the Digital Age (ViDA) goed in maart 2025. ViDA is geen enkele deadline, maar een opeenvolging van drie pijlers die het EU-btw-systeem de komende vijf jaar hertekenen. De pijler die facturatie rechtstreeks raakt, is Digital Reporting Requirements (DRR).

• Vanaf 2025: lidstaten mogen e-facturatie opleggen voor B2B-transacties zonder derogatie van de Raad te vragen. Dit maakte de Belgische verplichting mogelijk.
• Vanaf 1 juli 2030: gestructureerde e-facturatie wordt de standaard in de hele EU voor intracommunautaire B2B-leveringen. Lidstaten behouden het recht om dit ook voor binnenlandse B2B op te leggen.
• Digitale rapportering in bijna-realtime aan de belastingdiensten vervangt de huidige opgaven van intracommunautaire handelingen.

Factureert u vandaag al via PEPPOL, dan loopt u vijf jaar voor op de uitrol — het datamodel en het leveringskanaal blijven dezelfde.

3. PINT — de nieuwe internationale factureringsspecificatie

OpenPeppol publiceerde PINT (Peppol International Invoice) als specificatie om Peppol consistent te laten werken in jurisdicties buiten de oorspronkelijke EU-scope. Het idee: een gedeeld semantisch model, met landspecifieke lagen (country specifications) die daarbovenop worden geplugd.

Voor een Belgische onderneming is dit op drie manieren goed nieuws:

• Een klant in Singapore, Australië, Japan of Maleisië factureren verloopt nu via een gestandaardiseerd gestructureerd kanaal in plaats van een PDF per e-mail.
• Een factuur ontvangen van een internationale leverancier die al PEPPOL gebruikt, vereist geen herconfiguratie van uw access point.
• De onderliggende UBL blijft compatibel: uw access point verwerkt de profielmapping transparant.

Het Belgische BIS 3-profiel (urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0) blijft het profiel dat wordt gebruikt voor binnenlandse Belgische facturen.

4. Creditnota's — het stille stuk dat echte problemen veroorzaakte

Iets praktisch dat we in 2026 herhaaldelijk zagen: ondernemingen die een PEPPOL-creditnota ontvingen en die behandelden als een nieuwe onbetaalde factuur. De reden is eerlijke verwarring — het UBL-rootelement is anders (<CreditNote> in plaats van <Invoice>), de type code is 381 (of 396, 532 naargelang het scenario) in plaats van 380, en bedragen kunnen zowel positief als negatief binnenkomen, afhankelijk van de implementatie van de verzender.

Wat u mag verwachten van uw access point en uw facturatietool:

• Het documenttype detecteren op basis van het rootelement én de type code, niet enkel op basis van het teken van de bedragen.
• Creditnota's apart bewaren van facturen in uw rapportering, zodat ze in mindering worden gebracht van de totalen in plaats van de post "onbetaald" op te blazen.
• De oorspronkelijke factuur opzoeken via <cac:BillingReference> wanneer beschikbaar, en die als klikbare link in de interface tonen.
• In boekhoudkundige exports (WinBooks, BOB50, Odoo-ready CSV's) het juiste dagboek gebruiken — NCF in plaats van ACH — en de leveranciers-/kostenzijde omkeren.

5. Continuous Transaction Controls — aan de horizon

Een aantal EU-lidstaten bereidt CTC (Continuous Transaction Controls) voor: het in realtime doorsturen van factuurgegevens naar de belastingdienst, ofwel parallel met de uitwisseling tussen ondernemingen (het 5-corner-model dat Peppol aan het piloteren is), ofwel als clearance-stap vooraleer de factuur de tegenpartij bereikt. Het Italiaanse SDI, het Hongaarse RTIR en de komende Franse Chorus Pro-flow vormen de operationele referentiepunten.

België heeft geen CTC-verplichting aangekondigd. Komt die er, dan is PEPPOL het natuurlijke kanaal: een Belgische belastingdienst-corner toevoegen aan een 4-corner-flow is een configuratiewijziging op het niveau van het access point, geen aanpassing aan ondernemingszijde.

6. Praktische checklist voor een Belgische onderneming eind 2026

• Bevestig dat uw KBO/BCE geregistreerd is als ontvanger in de Peppol-directory. Als een leverancier u niet kan bereiken, is dit vrijwel altijd de reden.
• Controleer of binnenkomende creditnota's in uw tool apart worden geclassificeerd van facturen. Een snelle test: vraag een leverancier om een correctie van € 0,01 te sturen en kijk of die als creditnota verschijnt en niet als een nieuwe te betalen factuur.
• Zorg dat uw archief zowel de ruwe UBL-XML als de PDF-weergave bewaart, beide gedurende 10 jaar op grond van artikel 60 van het Belgische btw-Wetboek (zoals hervormd door de wet van 20 november 2022).
• Werkt u met internationale klanten, informeer dan of hun jurisdictie onder PINT valt — zo ja, dan kunt u hen vandaag via PEPPOL factureren in plaats van per e-mail.
• Werkt uw boekhouder met WinBooks of BOB50, controleer dan of het exportbestand creditnota's in het NCF-dagboek plaatst, en niet in ACH met omgekeerde tekens.

7. Wat DEMFACT ten opzichte van deze lijst levert

Gebruikt u DEMFACT, dan worden onderstaande zaken al voor u afgehandeld, zonder configuratie:

• Dubbele Invoice/CreditNote-parser aan de ontvangstzijde, met automatische resolutie van de billing reference en normalisatie van de tekens.
• Aparte statistieken in de inbox: creditnota's worden afgetrokken van de totalen, verschijnen niet als onbetaald en krijgen een duidelijk herkenbare badge.
• Exports naar WinBooks en BOB50 gebruiken het juiste dagboek (NCF voor ontvangen creditnota's, ACH voor facturen) met omgekeerde zijden.
• UBL en PDF van elke ontvangen factuur worden gearchiveerd in versleutelde cloudopslag voor de volledige bewaartermijn van 10 jaar.
• Het btw-nummer van de leverancier wordt bij ontvangst getoetst aan VIES, met het resultaat zichtbaar in het detail van de inbox.
• De originele PDF van de uitgever — wanneer de verzender er een heeft bijgevoegd in de UBL als EmbeddedDocumentBinaryObject — wordt geëxtraheerd en als afzonderlijke download aangeboden naast de weergave van DEMFACT zelf.

8. Wat u mag verwachten doorheen 2027

Drie zaken zijn vrijwel zeker:

1. De verplichte dekking voor het uitsturen van facturen in België zal verder uitbreiden: eerst grote ondernemingen, daarna iedereen. Verstuurt u vandaag al facturen, dan is overschakelen naar PEPPOL nu — in plaats van op het ogenblik dat de verplichting u raakt — een werk voor een rustige week in plaats van een deadlineweek.
2. De Duitse, Franse en Spaanse verplichtingen zullen operationeel ingrijpender zijn dan de Belgische, omdat ze CTC omvatten. Factureert u tegenpartijen in die landen, dan neemt uw Peppol-access point het zware werk in stilte op zich, maar uw leveranciersgegevens moeten in orde zijn.
3. Verwacht een groei van self-billing (facturen opgemaakt door de koper, InvoiceTypeCode 389) — grotere afnemers zoals industriële groepen, bureaus en ketens verkiezen deze werkwijze omdat ze hun betaalproces compacter maakt.

Besluit

PEPPOL is niet langer de voorhoede — het is de basis. Werkt u er al mee, dan belonen de updates van 2026 u met minder wrijving, zuiverder exports en gratis grensoverschrijdende aflevering naar nieuwe regio's. Doet u dat nog niet, dan zal u, hoe langer u wacht, meer in te halen hebben wanneer de volgende ViDA-fase zich aandient.

Wilt u uw eerste PEPPOL-facturen ontvangen? Maak een gratis DEMFACT-account aan — registratie op basis van uw Belgisch btw-nummer, PEPPOL-inbox en 2 free invoice credits inbegrepen. Geen kredietkaart vereist.