Negen maanden zijn verstreken sinds 1 januari 2026, toen elektronische facturatie via PEPPOL verplicht werd voor alle B2B-transacties in België. Waar staan we vandaag, waar botsen bedrijven nog op, en — vooral — wat komt er tussen nu en 2028?
Dit artikel geeft een concreet beeld van de situatie in september 2026, geen marketing, gebaseerd op wat wij dagelijks zien in de PEPPOL-stromen op DEMFACT.
Waar staat de PEPPOL-adoptie in België vandaag?
De meeste Belgische bedrijven hebben de overstap gemaakt, maar de reële adoptie is heel ongelijk naargelang grootte en sector:
- Grote bedrijven en overheidsdiensten: al lang volledig operationeel (B2G was al verplicht sinds 2019). Ze verzenden en ontvangen dagelijks duizenden PEPPOL-facturen.
- Boekhouders en fiscale kantoren: de meeste hebben hun tools aangepast, maar sommige professionele software loopt nog achter en dwingt tot omwegen.
- KMO's en zelfstandigen: hier is de situatie het meest ongelijk. Velen hebben een eenvoudig platform gekozen (zoals DEMFACT), anderen sturen nog altijd PDF's per e-mail in de hoop dat hun klanten dit aanvaarden, wat niet meer conform is voor B2B.
- VZW's en micro-ondernemingen: hier is de achterstand het duidelijkst. Velen weten nog steeds niet dat de regel ook op hen van toepassing is zodra ze factureren aan andere BTW-plichtige ondernemingen.
De essentiële juridische herinnering
Sinds 1 januari 2026 wordt een PDF-factuur per e-mail niet meer beschouwd als een conforme elektronische factuur voor B2B-transacties in België. De factuur moet via het PEPPOL-netwerk in UBL 2.1 (BIS 3.0) formaat, ook al is de bestemmeling uw buur.
De meest voorkomende problemen in 2026
1. "Mijn factuur blijft uren 'pending'"
Veruit de meest gestelde vraag. Geruststellend: dit is normaal in de volgende gevallen:
- Eerste levering naar een nieuwe klant: het PEPPOL-netwerk moet eerst het access point ontdekken waar uw ontvanger geregistreerd is, via een mechanisme genaamd SMP discovery. Deze ontdekking kan de eerste keer 1 tot 4 uur duren. Volgende leveringen naar dezelfde klant gaan dan in 10 minuten.
- Access point van de ontvanger overbelast: sommige dienstverleners hebben wachtrijen tijdens piekmomenten (maandeinde, kwartaaleinde BTW).
Als uw factuur meer dan 24 uur vastzit, contacteer uw verzendplatform.
2. "Het BTW-nummer van de klant is geldig, maar de factuur wordt geweigerd"
Een geldig BTW-nummer betekent niet dat het bedrijf op PEPPOL geregistreerd is. Sinds januari 2026 moeten alle Belgische BTW-plichtige bedrijven PEPPOL-facturen kunnen ontvangen, maar in de praktijk hebben sommigen hun receive-endpoint nog steeds niet geactiveerd. Twee dingen te controleren:
- Controleer de aanwezigheid van de bestemmeling in de Peppol Directory (publieke zoekmachine).
- Als afwezig, blijft de enige oplossing PDF per e-mail sturen, met een duidelijke boodschap aan de klant dat hij zijn PEPPOL-registratie in orde moet brengen voor volgende facturen.
3. "Ik heb de factuur per ongeluk twee keer verzonden"
Dit gebeurt vaker dan gedacht: een knop die traag reageert, een dubbelklik, en dezelfde factuur wordt tweemaal verzonden. Op DEMFACT hebben we recent een bescherming tegen dubbele verzendingen geïntroduceerd: de tweede klik binnen de 60 seconden wordt automatisch geweigerd. De meeste moderne ERP-systemen die een factuur met een dubbel nummer ontvangen markeren die als duplicaat, dus het boekhoudkundig risico is laag, maar informeer altijd uw klant per e-mail als het gebeurt.
4. "Gestructureerde mededeling verkeerd geformatteerd"
De Belgische gestructureerde mededeling (+++XXX/XXXX/XXXXX+++) moet correct berekend zijn met de modulo 97-controlesleutel. Een berekeningsfout is de meest voorkomende oorzaak van mislukte bankafstemming aan klantzijde. Controleer dat uw software dit automatisch berekent — een goed teken is dat het al op het concept zichtbaar is.
Wat er technisch veranderd is
Peppol BIS 3.0 en PINT
De Europese standaard evolueert naar Peppol International Invoice (PINT), een extra laag bovenop BIS 3.0 om uitwisselingen buiten Europa te harmoniseren. Voor België is geen actie vereist in 2026, maar software zal PINT geleidelijk moeten ondersteunen in 2027.
Updates aan CIUS_BE
Het Belgische profiel CIUS_BE (Core Invoice Usage Specification) werd in juni 2026 bijgewerkt om meerdere onduidelijke punten te verduidelijken, met name de behandeling van het BTW-tarief van 6% in de bouwsector (Medecontractant) en zelffacturatie. Een goede PEPPOL-provider moet zijn UBL-motor overeenkomstig hebben bijgewerkt.
Verbeterde ontvangst voor micro-ondernemingen
Sinds april 2026 vereist België dat elk BTW-plichtig bedrijf een actief PEPPOL-ontvangstpunt heeft, ongeacht de omzet. Dit betreft ook micro-ondernemingen die vrijgesteld zijn van BTW (onder de 25 000 EUR) en die facturen ontvangen van andere BTW-plichtigen.
Wat komt eraan tegen 2028: e-Reporting
De volgende grote golf is e-Reporting, gepland voor 2028. Het gaat niet meer alleen om de factuur naar de klant te sturen via PEPPOL — maar ook om de factureringsgegevens in real time over te maken aan de FOD Financiën.
Concreet:
- Elke uitgereikte of ontvangen factuur genereert automatisch een aangifte aan de administratie.
- De periodieke BTW-aangifte (maandelijks of driemaandelijks) wordt vooraf ingevuld op basis van deze gegevens.
- De fiscale controle wordt continu in plaats van jaarlijks: minder verrassingen, maar ook minder foutmarge.
Om u voor te bereiden is de beste stap nu al: beschikken over PEPPOL-software die alle factureringsstromen netjes verwerkt (verzenden en ontvangen), met archivering conform de Belgische 7-jaars wettelijke bewaarplicht. Dat wordt de technische basis van e-Reporting 2028.
Onze praktische tips voor september 2026
- Controleer of uw platform zowel verzendt ALS ontvangt via PEPPOL. Veel gebruikers hebben alleen verzenden geactiveerd zonder het te weten — dit was nog aanvaardbaar tot april, niet meer.
- Test uw eerste verzending naar een nieuwe klant op voorhand, niet op het laatste moment (wegens de 1 tot 4 uur discovery).
- Gebruik systematisch gestructureerde mededeling op al uw facturen: dat laat de klant automatisch afletteren, en zorgt dat u sneller betaald wordt.
- Verwijder nooit een reeds verzonden PEPPOL-factuur. Als u een fout heeft gemaakt, maak een creditnota op die expliciet naar de foutieve factuur verwijst.
- Archiveer uw originele UBL-bestanden gedurende 7 jaar. De Belgische wet vereist het. Goede software doet dit automatisch — check.
Samengevat
Negen maanden na de verplichte overgang is PEPPOL in België werkend maar nog in inloopfase. Grote bedrijven zijn comfortabel, de meeste KMO's hebben de overstap gemaakt, maar een significant aantal VZW's, micro-ondernemingen en zelfstandigen blijft achter — soms uit onwetendheid, soms uit gebrek aan geschikte tool.
De volgende belangrijke mijlpaal is e-Reporting in 2028. Dat is geen reden om te wachten: bedrijven die vandaag al dagelijks PEPPOL gebruiken zullen zich natuurlijk aanpassen. Zij die de stap nog niet hebben gezet zullen alles tegelijk moeten leren.
Als u nog niet uitgerust bent, laat een tool zoals DEMFACT u toe uw eerste PEPPOL-factuur in enkele minuten te verzenden, zonder vast abonnement (vanaf 2 EUR per factuur). Eén inschrijving, Belgische BTW, PEPPOL actief, BTW automatisch berekend, gestructureerde mededeling gegenereerd.
Heeft u vragen over uw specifieke PEPPOL-situatie? Contacteer ons op support@demfact.com of test de DemBot-assistent rechtstreeks in de app.