De relatie boekhouder-klant verdient een duidelijk kader
In België berust de samenwerking tussen een boekhouder en zijn klant vaak op een mondelinge afspraak of een e-mail. Toch raadt het ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants) sterk een formele opdrachtbrief aan. Zonder deze brief zijn de verantwoordelijkheden onduidelijk bij een geschil.
Wat zegt de Belgische wet?
Sinds de hervorming van het ITAA moet elke boekhoudprofessional:
- De omvang van zijn opdracht duidelijk definiëren
- De uitdrukkelijke toestemming van de klant verkrijgen over de voorwaarden
- Een bewijs van deze overeenkomst bewaren
Een digitaal ondertekend contract heeft dezelfde juridische waarde als een papieren contract (eIDAS-verordening, van toepassing in België).
Voordelen van het digitale contract
Voor de boekhouder
- Traceerbaarheid — elke handtekening is voorzien van tijdstempel en IP-adres
- Automatische archivering — PDF gegenereerd en opgeslagen, altijd downloadbaar
- Tijdwinst — geen documenten meer printen, scannen of versturen
- Onweerlegbaar bewijs — beide partijen hebben hetzelfde document ondertekend
Voor de klant
- Transparantie — hij weet precies wat de boekhouder kan zien en doen
- Controle — hij kan de toegang op elk moment intrekken
- Eenvoud — ondertekening in 30 seconden vanaf telefoon of computer
Hoe werkt het op DEMFACT?
- De klant (of de boekhouder) start een samenwerkingscontract
- De contracttekst wordt getoond in de gekozen taal (FR, NL, EN, RO)
- Elke partij tekent met muis of vinger (digitale handgeschreven handtekening)
- Een PDF wordt gegenereerd met beide handtekeningen, tijdstempel en unieke referentie (DMF-XXXXXXXX)
- Beide partijen kunnen het contract op elk moment downloaden
- Als de samenwerking eindigt, wordt het contract gemarkeerd als "beëindigd" en worden beide partijen op de hoogte gebracht
Alles is gratis — geen extra kosten voor contractbeheer.