Self-billing in België: volledige gids 2026

Koopt u regelmatig aan bij talrijke leveranciers die zelf geen facturen opstellen? Self-billing — ook wel autofacturatie genoemd — is de wettelijke oplossing in België om facturen in hun plaats uit te reiken. Deze methode wordt veel gebruikt in de landbouw, de automobielsector en de distributie, en vereenvoudigt de commerciële relatie met uw leveranciers aanzienlijk.

Deze gids beschrijft in detail het Belgische wettelijke kader, de verplichte voorwaarden, de integratie met PEPPOL en concrete situaties waarin self-billing het juiste antwoord is.

Wat is self-billing?

Self-billing (autofacturatie) is een mechanisme dat de rollen omkeert in het klassieke factureringsproces:

• Klassieke facturatie: de verkoper (leverancier) reikt de factuur uit en stuurt ze naar de koper (klant).
• Self-billing: het is de koper die de factuur opstelt in naam van de verkoper, met diens voorafgaand schriftelijk akkoord.

Concreet neemt de koper de aanmaak van het document, de btw-berekening, de PEPPOL-verzending en de archivering voor zijn rekening. De verkoper blijft verantwoordelijk voor de btw-aangifte, maar hoeft zich niet langer bezig te houden met de technische uitreiking van de factuur.

Concreet voorbeeld: de landbouwsector

Een Belgische zuivelcoöperatie koopt elke week melk aan bij 300 landbouwers. Stel u voor dat elk van hen zelf een PEPPOL-conforme factuur moest uitreiken:

• 300 facturen per week in 300 verschillende formaten
• Frequente fouten (btw, verplichte vermeldingen, IBAN)
• Landbouwers vaak weinig uitgerust met boekhoudsoftware
• Enorme verwerkingstijd bij de coöperatie

Met self-billing reikt de coöperatie zelf de aankoopbonnen (auto-uitgereikte facturen) uit in naam van elke landbouwer. Uniform formaat, gegarandeerde conformiteit, geautomatiseerd proces. De landbouwer ontvangt zijn aankoopbon en de betaling — zonder enige administratieve stap.

Hetzelfde principe geldt in de autodistributie (onderdelen aangekocht bij kleine ateliers), de bouw (onderaannemers) of terugkerende B2B-diensten.

Het wettelijke kader in België

Self-billing is volledig wettelijk in België, geregeld door:

• Artikel 53 §2 van het Belgische Btw-Wetboek — hoofdmachtiging
• Koninklijk Besluit nr. 1 van 29 december 1992 — technische details
• EU-Richtlijn 2010/45/EU — Europese harmonisatie (alle EU-landen staan self-billing toe onder vergelijkbare voorwaarden)

Om wettelijk geldig te zijn, moet self-billing aan meerdere cumulatieve voorwaarden voldoen.

Verplichte voorwaarden

1. Voorafgaand schriftelijk mandaat

Vooraleer een aankoopbon wordt uitgereikt, moeten koper en verkoper een schriftelijk mandaat ondertekenen met daarin:

• De volledige identiteit van beide partijen (maatschappelijke benaming, adres, btw-nummer)
• De duur van het mandaat (vaak jaarlijks, stilzwijgend verlengbaar)
• De types transacties die eronder vallen
• De modaliteiten voor aanvaarding (stilzwijgen = aanvaarding na X dagen, meestal 30)
• De modaliteiten voor betwisting door de verkoper

Dit mandaat moet 7 jaar bewaard worden en voorgelegd worden bij een fiscale controle.

2. Verplichte vermelding op het document

Elke aankoopbon (auto-uitgereikte factuur) moet een uitdrukkelijke vermelding bevatten:

« Self-billing » of « Factuur uitgereikt door de medecontractant »

In het Frans: « Autofacturation » of « Facture émise par le client au nom et pour le compte du fournisseur ».

Zonder deze vermelding wordt het document niet erkend als geldige aankoopbon door de fiscale administratie, zelfs indien alle andere vermeldingen correct zijn.

3. Standaardelementen van elke Belgische factuur

De aankoopbon moet alle verplichte elementen van een klassieke Belgische factuur bevatten:

• Uniek volgnummer
• Uitreikingsdatum en vervaldatum
• Btw-nummers van beide partijen (verkoper EN koper)
• Nauwkeurige omschrijving van de goederen of diensten
• Maatstaf van heffing, toegepast btw-tarief, btw-bedrag
• Totaal excl. en incl. btw
• Verwijzing naar het self-billing mandaat (aanbevolen)

4. Aanvaarding door de leverancier

De leverancier beschikt over een redelijke termijn (doorgaans 30 dagen na ontvangst) om een foutieve aankoopbon te betwisten. Na afloop van deze termijn wordt het document geacht stilzwijgend te zijn aanvaard en wordt het volledig tegenstelbaar.

5. Fiscale verantwoordelijkheid

Belangrijk punt: de verkoper (leverancier) blijft verantwoordelijk voor de btw-aangifte, zelfs indien de koper het document heeft uitgereikt. Self-billing is een administratieve delegatie, geen fiscale.

Bijzonder geval: bijzondere regeling voor landbouwers

Veel kleine Belgische landbouwers vallen onder de bijzondere regeling voor landbouwondernemers (Artikel 57 Btw-Wetboek). In dat geval:

• Self-billing is verplicht (niet optioneel)
• De btw is forfaitair (doorgaans 6% op primaire landbouwproducten)
• Bijzondere vermelding vereist: « Bijzondere regeling voor landbouwondernemers — Artikel 57 Btw-Wetboek »
• De leverancier (landbouwer) heeft geen verplichting tot maandelijkse btw-aangifte

Als u aankoopt bij landbouwers onder deze regeling, moet uw self-billing software deze specifieke kenmerken automatisch beheren.

Self-billing en PEPPOL

Sinds 1 april 2026 moeten B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen via het PEPPOL-netwerk verlopen. Dat geldt ook voor aankoopbonnen uitgereikt via self-billing.

Technisch gezien gebruikt een self-billing document dat via PEPPOL wordt verzonden een specifiek UBL-formaat (Universal Business Language):

• InvoiceTypeCode 380 — klassieke factuur
• InvoiceTypeCode 389 — auto-uitgereikte factuur (self-billed invoice)

Code 389 geeft het bestemmingssysteem uitdrukkelijk aan dat het om een aankoopbon gaat. De UBL-structuur moet ook de verwijzingen naar het self-billing mandaat en de btw-identificatienummers van beide partijen bevatten.

Zonder deze correcte signalering loopt het document het risico geweigerd te worden door het PEPPOL-toegangspunt van de leverancier of geherkwalificeerd te worden als een niet-conforme standaardfactuur.

Voordelen van self-billing

Voor de koper (uitreiker)

• Volledige controle over het formaat, de btw-berekening en de conformiteit
• Standaardisering van alle documenten ontvangen van uiteenlopende leveranciers
• Enorme administratieve tijdswinst (geen ontbrekende of foutieve facturen meer opvragen)
• Kortere betalingscyclus (het document is klaar zodra de goederen ontvangen zijn)
• Directe integratie in de boekhouding (WinBooks, Sage, Exact) zonder overtypen

Voor de verkoper (de leverancier)

• Geen enkele administratieve last verbonden aan het uitreiken van facturen
• Geen facturatiesoftware of technische vaardigheden nodig
• Automatische ontvangst van het gevalideerde document en de betaling
• Kortere betaaltermijnen (de koper wacht niet op de factuur om te betalen)

Beperkingen en aandachtspunten

Self-billing brengt ook beperkingen met zich mee waarvan u zich bewust moet zijn:

• Administratief mandaat vereist — niet bruikbaar voor eenmalige of occasionele transacties
• Gedeelde verantwoordelijkheid bij fouten (de koper reikt uit, de verkoper is fiscaal verantwoordelijk)
• Risico op geschillen als het mandaat niet correct is ondertekend of als de betwisting door de verkoper niet wordt gedocumenteerd
• Technische PEPPOL-complexiteit — weinig softwarepakketten beheren InvoiceTypeCode 389 standaard

Wie gebruikt self-billing in België?

De sectoren waarin self-billing de norm is:

• Landbouw — zuivelcoöperaties, slachthuizen, graanhandel, aankoop van primaire producten
• Autodistributie — concessiehouders die onderdelen en diensten aankopen bij kleine onafhankelijke ateliers
• Bouw — algemene aannemers met talrijke onderaannemers
• Auteursrechten- / royaltymaatschappijen — uitbetalingen aan een groot aantal rechthebbenden
• Grote B2B-platformen — marketplaces met duizenden externe verkopers

Werkt u in een van deze sectoren en beheert u de leveranciersfacturen nog manueel, dan kan self-billing een aanzienlijke tijdswinst opleveren.

Hoe self-billing implementeren?

1. Identificeer de betrokken leveranciers — zij bij wie het volume een mandaat rechtvaardigt (doorgaans 50+ transacties per jaar)
2. Stel het schriftelijke mandaat op en onderteken het met elke leverancier (modeldocumenten beschikbaar bij uw boekhouder of sectorfederatie)
3. Configureer de facturatiesoftware zodat aankoopbonnen worden aangemaakt met InvoiceTypeCode 389 en de vermelding « Self-billing »
4. Activeer de PEPPOL-verzending via een gecertificeerd toegangspunt
5. Zet een opvolging op van aanvaardingen en betwistingen
6. Archiveer de mandaten en aankoopbonnen gedurende 7 jaar (Belgische wettelijke verplichting)

Self-billing bij DEMFACT

De self-billing module wordt momenteel ontwikkeld bij DEMFACT, op vraag van meerdere gebruikers uit de landbouwsector en de distributie. De module zal het volgende omvatten:

• Centraal beheer van de mandaten met elke leverancier
• Uitreiking van conforme aankoopbonnen (automatische vermelding « Self-billing - Artikel 53 §2 Btw-Wetboek »)
• PEPPOL UBL-formaat met InvoiceTypeCode 389
• Ondersteuning van de bijzondere landbouwregeling (forfait 6%)
• Workflow voor stilzwijgende of expliciete aanvaarding door de leverancier
• Conforme boekhoudkundige export (WinBooks, Sage, Exact)

Als self-billing beantwoordt aan uw behoefte en u op de hoogte gebracht wilt worden zodra de module beschikbaar is, neem contact met ons op — u zult tot de eerste gebruikers behoren en genieten van een persoonlijke begeleiding.

Besluit

Self-billing is een krachtig en volledig wettelijk instrument om commerciële relaties te vereenvoudigen wanneer u aankoopt bij talrijke leveranciers die noch de tijd noch de middelen hebben om zelf hun facturen uit te reiken. Mits juridisch goed omkaderd (schriftelijk mandaat, verplichte vermeldingen, PEPPOL-conformiteit) levert het een enorme productiviteitswinst op — zeker in de Belgische landbouwsector en in de distributie.

Met de PEPPOL-verplichting die van kracht is sinds 1 april 2026, wordt de keuze voor software die conforme self-billing standaard ondersteunt (InvoiceTypeCode 389, mandaten, wettelijke vermeldingen) een essentieel criterium voor B2B-kopers met grote volumes.

Hebt u vragen over self-billing voor uw activiteit? Ons team beantwoordt u persoonlijk op support@demfact.com.