Problema: ritualul trimestrial al PDF-urilor
Cu zece zile înainte de fiecare termen de depunere a declarației TVA, aceeași scenă se joacă în mii de mailboxuri belgiene: contabilul îți cere facturile trimestrului. Cauți prin inbox, descarci PDF-uri de pe trei portaluri diferite, faci screenshoturi la confirmările bancare, împachetezi tot într-un ZIP și trimiți. Două zile mai târziu primești email: „Îmi lipsește factura din 14 mai". O iei de la capăt.
Ritualul acesta nu e gratis. Îl costă pe contabil ore facturabile ca să vâneze fișiere. Te costă pe tine timp și încărcare mentală. Și creează un risc real: mereu scapă ceva — un bon pierdut, un duplicat, un cot TVA greșit — și apare abia la declarație.
DEMFACT rezolvă asta oferindu-i contabilului tău acces readonly la propriul tău cont. Se loghează, vede exact ce vezi și tu, își ia cifrele de care are nevoie. Fără emailuri, fără ZIP-uri, fără întrebări de follow-up.
Cum arată accesul contabilului în timp real
Când îți inviți contabilul, primește un dashboard dedicat cu toți clienții săi — tu, și oricine alt independent sau SRL l-a invitat. De acolo, un click îl bagă în modul „Manage client": vede platforma ta exact ca tine, cu un banner clar sus care îi amintește că vizualizează datele tale.
În acest mod, are acces la:
- Facturi — toate facturile pe care le-ai emis, sortabile după dată, status, client. Poate marca plăți, trimite remindere și descărca PDF-uri individual sau în bulk.
- PEPPOL Outbox & Inbox — facturile trimise prin rețeaua PEPPOL și cele primite de la furnizori. Fiecare cu status livrare, timestamp-uri și export cu un click.
- Bonuri scanate — bonurile de benzină, notele de restaurant și facturile de la furnizori pe care le-ai fotografiat cu telefonul. OCR-ul DEMFACT a extras deja furnizorul, numărul TVA, data și suma. Contabilul doar verifică.
- Clienți & companii — lista ta de clienți și datele fiscale ale firmei tale (VAT, adresă, IBAN).
- Dashboard — vederea live a trimestrului curent: venit, TVA colectat, TVA de recuperat, facturi neîncasate, sume overdue.
Totul e live. Când emiți o factură luni la 10:00, contabilul o vede luni la 10:00 — nu pe 10 luna următoare când în sfârșit ajunge PDF-ul în inboxul lui.
Exporturi în formatele cu care contabilul lucrează deja
Vizibilitatea în timp real e doar jumătatea valorii. Cealaltă jumătate e că DEMFACT exportă direct în formatele cu care contabilii belgieni chiar lucrează. Din PEPPOL Outbox sau Inbox, din pagina Reports, sau din rândul clientului din dashboard, poate descărca:
- CSV — universal, se deschide în Excel sau LibreOffice, un rând per factură cu sume, TVA, date și status.
- WinBooks — perechea de fișiere ACT + CSF care se importă direct în WinBooks Classic și WinBooks on Web. Jurnalele VEN (vânzări) și ACH (achiziții) sunt generate cu codurile de cont și grilele TVA corecte.
- BOB50 / Sage — formatul TXT pe care Sage BOB50 îl importă fără nicio prelucrare ulterioară.
Toate 3 formate sunt disponibile pe ambele planuri — Free și Professional. Fără restricții la export. Contabilul alege formatul, filtrează pe trimestru sau interval custom și importă în software-ul lui de contabilitate în câteva secunde.
Securitate și GDPR: ce poate și ce nu poate face contabilul
A da cuiva acces la datele tale fiscale e o decizie care merită gândire. DEMFACT e construit cu asta în minte.
Readonly by default. Când inviți un contabil, nivelul de acces implicit e readonly. Vede datele tale, le exportă, marchează facturi ca plătite, trimite remindere — dar nu poate emite facturi în numele tău, nu poate modifica datele firmei tale și nu poate retrimite facturi PEPPOL. Dacă vrei explicit să poată emite facturi în numele tău, poți urca accesul lui la full — dar doar dacă îl acorzi explicit.
Contract semnat. Înainte ca colaborarea să fie activă, ambele părți semnează un contract digital care detaliază nivelul de acces, obligațiile de confidențialitate și clauza de reziliere. Contractul e generat automat, semnat cu semnătură criptografică din ambele părți și păstrat cei șapte ani ceruți de legea fiscală belgiană. Ambele părți pot descărca PDF-ul oricând.
Audit log imutabil. Fiecare acțiune a contabilului tău — fiecare login, fiecare switch pe contul tău, fiecare export, fiecare reminder trimis, fiecare factură vizualizată — e scrisă într-un audit log pe care el nu-l poate modifica. Poți cere o copie oricând, sub dreptul GDPR de acces.
Revocare cu un click. Dacă vrei să încetezi colaborarea — pentru că ai schimbat contabilul, pentru că relația s-a stricat, sau din orice alt motiv — mergi în profil, apeși „Revoke access", confirmi și contabilul e afară. Vederea lui asupra datelor tale se oprește instant. Exporturile istorice pe care le-a descărcat înainte de revocare rămân în posesia lui (ca la orice arhivare pe hârtie de altfel), dar niciun acces nou nu mai e posibil.
Cum îl configurezi (3 pași, sub 5 minute)
Pas 1 — Cere-i contabilului emailul DEMFACT. Dacă nu are încă un cont DEMFACT, trimite-l la demfact.com/for-accountants. Înregistrarea e gratuită.
Pas 2 — Trimite-i token-ul tău de client. În profilul tău DEMFACT, sub „Accountant access", ai un token unic. Împărtășește-l cu contabilul tău. Îl introduce în ecranul „Add Client" și DEMFACT generează contractul de semnat de ambele părți. Alternativ, contabilul îți poate trimite o invitație pe email — o accepți cu un click și pornește fluxul contractului.
Pas 3 — Ambele părți semnează contractul. Contabilul semnează primul, primești email cu link, semnezi. În momentul în care aterizează a doua semnătură, relația e activă. Contabilul îți vede datele în dashboard-ul lui din secunda următoare.
Ce câștigă contabilul tău
Dacă citești asta ca independent și contabilul tău e sceptic, uite ce primește:
- Dashboard unificat pentru toți clienții lui. Un singur ecran cu poziția TVA a fiecărui client, facturile neîncasate, sumele overdue și totalele trimestriale — sortabil, filtrabil, gata înainte să întrebi tu.
- Gata cu vânătoarea prin inbox. Fără PDF-uri de arhivat, fără ZIP-uri de deschis, fără emailuri de follow-up pentru facturi lipsă. Totul e deja acolo.
- Alerte overdue în timp real. Când factura unui client devine overdue, dashboard-ul o marchează cu roșu. Contabilul poate declanșa un reminder de plată în numele clientului cu un click.
- Import direct în WinBooks, BOB50 sau CSV. Fără introducere manuală. Fără copy-paste. Fără erori de transcriere.
- Gratis pentru totdeauna, până la 3 clienți. Planul Professional (5 €/lună sau 50 €/an) deblochează clienți nelimitați și messaging intern cu ei, dar tot ce e esențial pentru declarațiile TVA e pe planul Free.
Contabilii belgieni economisesc de obicei una-două ore per client per trimestru cu accesul în timp real, conform celor cu care am vorbit. Peste un portofoliu de 20 de independenți, asta înseamnă o zi de lucru întreagă recuperată la fiecare trei luni.
Gata să nu mai trimiți PDF-uri pe email?
Mandatul belgian de facturare electronică intrat în vigoare la 1 ianuarie 2026 te obligă deja să-ți structurezi facturile. DEMFACT extinde acea structură până în software-ul de contabilitate al contabilului tău — cu un nivel de conformitate și securitate la înălțimea a ce așteaptă administrația fiscală însăși.
Creează-ți un cont DEMFACT gratuit, invită-ți contabilul și recuperează cele zece zile pe an pe care le petreci pe ritualul trimestrial al PDF-urilor.